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姚世敏 教育心路

每天都这样,快乐来自与教师在一起、与学生在一起,来自与书为伴。

 
 
 

日志

 
 

公文写作技巧  

2017-09-18 08:18:36|  分类: 中层干部的执行力 |  标签: |举报 |字号 订阅

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公文写作是无捷径可走的,天上绝不可能掉馅饼,必须下功夫钻研,这种功夫就是:多学多写多练。正所谓:“笨功夫成就大学问”。

 一是厚积而薄发。要想写出精彩的文章来,不断积累是前提,

“投入与产出永远成正比”。前期的积累,是写好文章必不可少的准备过程。

 二是学习是最好的老师。今天不学习、明天不学习,后天要想写出好文章来那是不可能的,因此要挤出点滴时间学习,要做学习上的有心人。

 三是文笔贫乏源于思维惰性。在写文章过程中,我们会经常感到无话可说,写不下去,或者到了自己该发议论的时候,却只有寥寥几句,这就是平时留心少、观察少、思考少以及长期不学习、长期不练笔的结果,也就逐渐养成了思维惰性,思维的停滞,也就意思着进步的终止。因此要将自己的思维始终保持在活跃状态。

 四是多学点别人的“绝招”。在你感到文章难写的时候,不妨停下笔来,多看看别人尤其是权威人士写的文章,看看他们写文章的绝招,模仿也是一种最好的学习方式,模仿什么?主要模仿他们看问题的角度、提练问题的方法、评议组织的技巧和行文的尺度的把握。

 五是要有品位。品位是靠平时点滴积累逐渐养成的,很重要的一点就是要学会欣赏与鉴别,看不到别人的成就,无视他人的思想火花,你的文章是很难得到提高的,只有接受了他人,你自己才能被他人所接受,因此,要善于看文章,要识货,不可让有价值的文章从你的眼皮底下溜掉。因此,我们说,好的文章是从学习他人的文章开始的。

 六是悟性靠后天养成。当然,写文章也需要一定的悟性,专家并不是天生的,有了一份耕耘才会有一份收获。不劳而获的天才是没有的,经常看到有的人写文章,对于同样一个错误,这次犯了,下次还犯,这就是缺少悟性的表现,悟性靠的是用心总结、学会把好的东西经过消化变成自己的思想。

 七是耐得住寂寞才会感悟到美丽。写文章虽然是个苦差事,但只要你能静下心来思索、扑下身子钻研,你肯定会产生一种愉快的心情,所以耐得住寂寞才会感悟到其中的甜蜜,坐不住、静不住是不可能有所成就的。所以说,美丽的学术大厦是靠时间“堆砌”而成的。

 下面,谈谈公文的写作方法。

 一、   领会意图

领受拟制文书的任务后,首先要正确领会领导的意图,这是拟制文书的前提。公文拟制必须正确体现领导意图,不得有丝毫马虎,否则就会被打回重写。领会意图一般应掌握以下几点:

 一是要有全局意识。拟制公文不但是一项原则性、政策性很

 强的工作,而且还是一项具体的业务工作,常常涉及到一个部门、一个人、一件事,而这些具体工作又和全局性工作、整体工作、各个部门的工作,有着密切的联系,否则,就不会发公文了。因此,拟制公文时必须站到全局研究、领会上级意图,深刻明了每一份具体文书对全局的影响。如果文书内容涉及到其它部门,应及时密切沟通协调。

 二是要站准位置。是哪一级的人员,就要站在哪一级的领导角度考虑问题,公文就是“领导的书面语言”,要了解掌握领导的工作部署、工作进程,预见工作中可能出现的问题,有针对性地提出工作建议。这样,才能使拟制的文书符合领导的意图。

 三要明确目的。领导的意图往往就是制发公文要达到的的目的。因此,一份文书究竟要解决什么问题,达到什么目的,必须心中有数,目的性越明确,越利于更好地贯彻领导意图。

 四要有效发挥。领导的意图不一定是现成的,有些是要靠我们运用自己的主观能动性进行分析判断、归纳整理,进行认真思考,有效发挥。有时领导只交待任务,意图并不明确,这就更需要开动脑筋,认真思考问题。实际工作是千变万化的,不管哪一种情况,都要求我们充分发挥主观能动性,养成分析问题的习惯,善于联想问题,举一反三,不开动脑筋,不认真思考,依赖现成的东西,死板僵硬,是不可能正确领会意图的。

 二、搜集材料

 材料是构成文书的基本要素之一。材料是从实际工作中搜集、摄取的一系列事实或论据。大量的搜集材料,对拟制文书有着十分重要的意义。

 材料是拟制文书的基础。无论哪一种文书,它总要反映一种思想或认识,无思想、无认识的文书是不存在的。但是无论任何一种思想或认识,都源于工作实际,离开了实际工作,就没有“原料”,头脑就制作不出任何办法、意见等东西,当然也就无所谓文书了。毛泽东同志在《改造我们的学习》一文中告诫我们:“学习和研究问题,应当说不凭主观想象,不凭一时的热情,不凭死的书本,而凭客观存在的事实,详细地占有材料,从这些材料中引出正确的结论。”拟制文书也同样,正确的观点是从大量的详细的材料中”总结和引伸出来的,所以说,广泛地搜集材料是拟制文书的必要一环。

 材料是阐述观点的支柱。材料是表达观点的,没有材料,观点根本无法树立;没有适当的、足够的材料来支撑,观点即使是立起来了也不能立牢。所以动笔之前,观点要靠材料形成;动笔之际,观点又须材料支撑。我们常讲要“摆事实、讲道理”,这里讲的事实就是材料,道理就是观点。不摆事实,不论证材料,道理就说不清,观点就道不明。如没有充实的材料做内容,空空洞洞,那肯定是一份“白开水”式的文书,无色无味地占有工作空间。

 三、运用材料

 对材料的占有要“多”。毛泽东说过,任何质量都表现为一定的数量,没有数量也就没有质量。具体地说要做到五个结合:

 一是今昔结合。任何事物都有它形成和发展的历史,只有认识了它的过去,才能更深刻地认识它的现在。正因为这样,我们必须同时从今昔两个方面去占有这种材料,既要占有现实的材料,又要占有历史的材料,这样才能从基本的历史联系出发,用发展的眼光把问题陈述明白。

 二是正反结合。正反两方面的材料往往可以形成鲜明比较,以使问题论述得更加有说服力。

 三是近与远结合。与表达中心问题有关的材料固然重要但与中心问题间接有关的材料也不可忽视。相反,它有时可以起到开阔思路、补充说明等作用。

 四是主客观结合。不仅要占有客观实际材料,还要占有通过思索得出的材料,如心得、感受及对问题的认识、看法等。

 对材料的鉴别要“精”。对材料要精确鉴别,就是要认清材料性质,判断材料的真伪,估价材料的价值,掂量材料的作用等等。这是一个很细致的工作,这个工作做好了,则材料的表象和实质、轻和重、大和小、主和次、典型与一般等,就会显得格外明晰。因此,我们必须勤于分析,善于思索,真正做到“吃透材料”。

 对材料的选择要“严”。占有材料,我们提倡“以十当一”,以多为佳;选择材料,我们则主张大家以“一当十”,以严为上。选择材料,一是要围绕中心问题选择材料,选材不是目的,对材料之所以要严格选择,最终目的就是为了表现文书的中心内容。因此,要根据中心内容的需要来决定对材料的取舍,有取就有舍,有选材就有剪材,不舍得割爱,不愿意剪材,其结果必然是主干不突出,观点被淹没。二是要选择典型的材料。所谓典型材料,就是那些具有广泛代表性和有较强说服力的材料。三是要选择真实、准确的材料。只有那些反映本质和主流的事实,都是“证据确凿”的真实材料,才能用来有力地说明问题、阐明观点。四是要选择生动、新颖的材料,材料生动、新颖,才能表现出新鲜、活泼的思想,才能吸引人、感动人。

 四、安排结构

 理解了意图,搜集了材料,运用了材料,还要有恰当的表达方式,把它们编织在一起,使其成为一个统一和谐、严密紧凑、首尾通顺、行止自如的有机整体。

 一是要树立“整体在胸”的观念。安排结构,就是研究文书的整体构成,就是由“分”和“合”,组“局部”为“整体”的过程,不能整体在胸,就不能顺然于手。有的人对此认识不足,往往是拿起笔来还不知道从何处写,于是只好想一点写一点,再想一点,再写一点,每写一段,都要回头去从头看起,十步九回头,这是很错误的。

 二是要重视思维逻辑性和条理性。要分出先后次序,有条不紊地表达思想内容。如由开端说到结局,由原因说到结果,由正面说到反面,由一方面说到另一方面,由主体内容说到从属内容等等。

 三是要花气力拟定提纲。拟写提纲一般分四步进行:

 第一步,归类材料,就是对搜集的材料进行“梳辫子”,进行“合并同类项”;

 第二步,根据观点,就是从具体材料中抽象出共同的本质属性,形成比具体材料更高层次的更高认识来。

 第三步,调理顺序,就是安排先后次序,确定先写什么,后写什么。

 第四步,修改补充。就是使提纲进一步充实、完善。

 五、起草初稿

 起草初稿时要一丝不苟,认真拟制,力求为终稿提供合格的“正品”,把“次品率”降低到最低。

 (一)   标题。标题是文书内容的简语句,它以高度概括文书的中心内容为目的,让人看了标题,就知道主要内容是什么,避免出现文不对题。

 拟定标题时,必须遵循四项基本原则:一要明确,直截了当地表明文书的主要内容,一目了然。二要简短,尽量减少字数,一语破的。三要概括,标题要能抓住中心思想。四要醒目,从标题上给人一种不忘的印象。

(二)   开头。开头由于所处的特殊位置,一向被人们所重视。文书开头强调开门见山,落笔点题,高度概括,言简意赅。归纳起来有三类:

 一是直接进入正文。

 二是依据目的开头。例如:根据上级关于加强安全工作的指示精神,为确保安全责任落实,公司决定:从5月1日起在全司范围内开展百日安全活动,现将主要事项通知如下:

 三是以概述全貌开头。就是以简短的文字,把概况包括单位、时间、事由、简要原因等基本要素反映出来,为下文奠定良好基础。

(三)   中心思想和内容。文书的中心思想不同于文书的内容,是文书的灵魂、主脑。

中心思想的特点:具有客观性,它是对全部实际材料的高度概括;具有主观性,它是经过作者的头脑加工产生的;具有时代性,任何一个正确的思想或观念都离不开特写时代。

中心思想首先要正确,是指中心思想的思想性和科学性,其次要深刻,不能搞形式主义,要来源于实际,高于实际;第三要新颖,做到“人无我有、人有我深、人深我新”,第四要集中,文书思想焦点应该凝聚,着力点应当单纯,不可分散,主攻方向应明确。

文书内容千变万化,但主要包括:成绩、问题、特点、做法、情况、原因、体会、要求、措施、规定等,(当然,不一定在一篇文章里全部包括),例如,通知应包括:依据、事项、要求;通报内容为情况、原因、措施;总结内容则为概况、成绩、问题、体会、措施等等。

(四)   层次和段落。层次是指思想内容的表达次序,着眼于思想内容的划分;段落是指文书内容在表达时由于转折、强调、间歇等情况所造成的文字的停顿,侧重于文字表达的需要。

 层次一般按照时间顺序、问题性质、递进关系、分总关系等划分。

 段落的划分要掌握三条原则:一是单一性,一段只有一个中心思想,不能把一些互不相干的意思放在一个段落里。二是完整性,一个意思要在一个段落里集中说完。三是互联性,各段落之间要有内在联系,使其成为全篇的一个有机组成部分,做到“分之为段、合则为篇”。

(五)   观点和材料相统一。必须要防止出现几个问题:

 一是只有观点,缺乏材料;只有论点,缺乏论据;

 二是只有材料的堆砌和现象的罗列,不提出观点看法;

 三是观点与材料脱节,材料说明不了观点,观点没有相应的

 材料作根据,互不关联,东拉西扯,杂乱无章。

 正确的表达方法常见的有以下三种:

1.夹叙夹议。就是叙述与议论相结合,边讲观点边引材料。

2.剖析事理。运用分析的办法,提示观点和事实之间的因果关系,进而阐明观点的正确性,使得观点和材料有机结合。

3.列举事实。用事实说明问题。

(六)   结尾。俗话讲:“编筐编篓,重在收口”。文书口子收不好,就会使全文松散无力。文书的结尾不拘一格,写法很多,主要根据文书的类别而定,现介绍几种常见的主要有四种:

 一是要求性结尾。在文书的最后对执行某一规定提出具体要求,以便贯彻执行。如:“各单位于4月30日前将与整改情况上报至XXX处。”

 二是请求性结尾。如:妥否,请批示。

 三是征询意见性结尾。如:以上计划如有建议和意见,请及时反馈,我们将…

 四是号召性结尾,这类结尾铿锵有力,往往能起到鼓舞斗志的作用,多用于领导讲话。如:

 毛泽东同志在中共七大的报告结尾部分:“成千上万的先烈,为着人民的利益,在我们的前头英勇地牺牲了,让我们高举起他们的旗帜,踏着他们的血迹前进吧!”

“我们的目的一定要达到,我们的目的一定能够达到!”

“新的一年已经开始,让我们团结奋进,锐意进取,为XXXX而努力奋斗!

 六、  修改润色

 一份好的文书,无不在修改上下功夫,修改是一项艰苦的劳动,并不比起草容易,古人说“改章难于造篇”,就是因为改章要“更上一层楼”。

 修改的程序主要分三步:

 第一步:综观全文。目的在于发现问题,从总体上找出修

 改的办法。对于一些内容比较复杂的长稿,需要多看几遍,宁可多花一些时间,不要匆匆动手,以免以后返工。

 第二步:具体修改。需要进行细致地思考,做到字斟句酌。

 第三步:把关复查。修改完毕,必须从头至尾阅读一遍,检查修改是否恰当。

比如:“我们一定要认真学习领会上级指示精神,下大力抓好落实,确保各项任务完成。”一句,如改成:

“要把工作做在平时,做在前面,遇有急难险重生的任务,随时能够拿得出、用得上,圆满完成XXXX任务。”就感觉能压得住阵脚,文章就写得有劲,让人读起来舒畅。

 最后,应当指出,有时修改不是一次能完成的,而是反复多次才能完成,俗话说:好文章是改出来的。因此,要有耐心细致的作风,才能把文书修改好。

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