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姚世敏 教育心路

每天都这样,快乐来自与教师在一起、与学生在一起,来自与书为伴。

 
 
 

日志

 
 

制度关不掉一盏灯(转)  

2016-11-26 11:38:07|  分类: 管理研究 |  标签: |举报 |字号 订阅

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首先分享一个故事:某企业有一个开放式的大办公室,有200人在一起办公。由于管理不到位,经常发生办公室的灯、空调彻夜未关的现象。最近,公司高层也知道了此事,指示行政部必须强化管理,尽快解决问题。

为此,行政部想了许多办法。他们起初想到贴上一张“人走灯灭”的温馨提示,并在早会上强调了此事,效果不佳;后来,行政部发出了言辞恳切的通知,要求大家务必注意,效果也不好;再后来,干脆出台相关处罚措施,抓到“犯人”罚款100元等......总之,他们期望通过制度进行管理,而所有这些制度实施之后开始还能起到一定作用,但时间一长,由于惰性使然往往不了了之,老问题还会继续发生。看得出来,因为每每采取措施之后效果总是不如人意,管理者往往会在制度建设上不断加大力度......结果是,制度加码,管理复杂,效果不好,员工抵触。

类似的问题也发生在酒店。酒店老板每当看到客人离开客房之后,电视和电灯都开着,很是心痛。他也曾想过用制度解决问题,但是他明白,客人不仅不会理会他的制度,甚至还可能因为这些制度坏了心情,酒店有可能因小失大。后来某酒店员工开动脑筋,想出了一个两全其美的办法来:房间钥匙(IC卡)既可以开门,还可以插卡取电。客人离开的时候取走钥匙,电源立即被切断。酒店的这个联动方法,属于机制的范畴,是防呆机制的一种(傻瓜都能做对)。它源于智慧,优于制度,管理简单,效果良好。

针对同一个问题,有一家公司的员工想出了另一个办法:他们在办公室大门的门楣上方悬挂了一个卡通画,只要一锁门,卡通画会掉下来,上书“你关灯了吗?”。这个联动方法,也属于机制的范畴,是纠错机制的一种(提醒关门人纠正可能的错误)。

从故事中,我们懂得一个浅显而伟大的道理,制度固然重要,但机制比制度更重要,更可靠。所以管理者务必充分认知机制的力量,活用各种机制,把管理做简单,改善管理效果。大到国家或社会管理,小到企业或家庭管理,都要善用机制的力量。

那什么是机制呢?所谓机制,就是一种牵一发动全身的结构化方法,它会对管理对象产生远大于制度的约束力。根据约束力大小,可分为硬机制、强机制、弱机制三种。顾名思义,硬机制产生硬约束,强机制产生强约束,弱机制产生弱约束。在具体管理实践中,各种机制并不是完全等同于三者之一,而更多地介于这三者之间。下面用几个例子进行说明。

在一家企业,为了防止员工在装配机器过程中漏装螺丝(最容易犯的错误),人们提出了这样几种机制。第一种是,在复数个螺丝盒上安装感应器和蜂鸣器,只要作业者未按规定顺序从螺丝盒中拿取螺丝,蜂鸣器就会报警。第二种是,设计了一只有复数个手指的机械手,手指末端装有只能吸起一颗螺丝的磁铁。每个装配节拍开始的时候,机械手会自动吸起规定数目的螺丝,操作者只要把机械手上的螺丝装完就行。第三种是,事先把每台机器所用螺丝分别配送在不同工位上,各个工位作业者只要把配好的螺丝装完即可。虽然以上三种机制的约束力不同,但是都能不同程度减少员工犯错的机会。试想,如果有人试图以诸如“每漏装一颗螺丝罚款100元”这样的制度来解决问题,是十分可笑的。

在一家生产复印机的工厂里,复印机侧面需要安装一个散热排风扇,这个风扇一旦装反了,就会导致机器过热损坏。但由于是流水线作业,作业者长时间重复劳动,一不留神就可能出错。后来主管要求作业者增加检查环节,即装完后用手试一下风向。即便如此,也还有装反的可能。为了解决这个难题,最彻底的办法是,修改排风扇正反两面的结构(更改模具即可办到),使得排风扇反向无法安装。但是由于更改模具需要投入一笔不小的资金,一时还下不了决心。后来,作业者开动脑筋想出一个办法解决了问题,即在排风扇旁边装一个风筒,风筒的另一端装上一纸质小风车,如果装配正确排风扇就会正常排风,风车就会不停旋转。如果发现风车不转,就要及时进行检查,要么排风扇装反了,要么风车坏了。

总结以上事例,我们发现,借助于制度的管理通常都是事后实现的,这样的管理不仅效果不佳,而且失败成本和管理成本高。而善用机制的管理通常都是事前实现的,防患于未然,不仅管理效果好,而且管理简单、高效和人性化。

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